Excel heeft standgehouden omdat het werkt
Excel is niet elegant, maar wel universeel. Een leverancier kan het versturen. Een inkoper kan het openen. Een productteam kan het bewerken. De operationele afdeling kan het filteren. Een manager kan het begrijpen zonder eerst IT om een extra login te hoeven vragen.
Daarom heeft Excel het overleefd. Niet omdat bedrijven dom zijn, maar omdat de handel gefragmenteerd is. Elke leverancier hanteert een ander formaat. Elke detailhandelaar stelt andere eisen. Elke marktplaats wil andere velden. Elke categorie heeft zijn eigen regels. Excel is de plek geworden waar al die verschillen samenkomen.
In die zin is Excel niet de vijand. Excel is de vertaler die iedereen al kent.
Het probleem begint pas als het bestand binnenkomt.
Het probleem is niet het ontvangen van Excel-bestanden. Het probleem is wat er daarna gebeurt.
De ene leverancier zegt "kleur". Een andere zegt "hoofdkleur". Weer een andere zegt "base_colour". Het ene bestand gebruikt centimeters, het andere millimeters. Sommige waarden ontbreken, sommige velden zijn vrije tekst, sommige categorieën komen niet overeen, sommige verpakkingsgegevens zijn onvolledig en naar sommige afbeeldingen wordt verwezen, maar zijn niet meegestuurd.
Vervolgens gaan mensen aan de slag met het corrigeren. Ze hernoemen kolommen, corrigeren eenheden, splitsen velden, voegen velden samen, koppelen categorieën, controleren verplichte attributen, gaan achter leveranciers aan voor ontbrekende informatie en maken het bestand klaar voor het PIM, ERP, de webshop, de marktplaats, de compliance-workflow of de analysetool.
Daar zitten de verborgen kosten. Niet in Excel, maar in het handmatige herstelwerk rondom Excel.
Automatisering faalt wanneer de invoer verandert
Automatisering is eenvoudig wanneer de invoer stabiel is. Handel is niet stabiel.
Bestanden van leveranciers veranderen. Kolommen verschijnen. Kolommen verdwijnen. Productassortimenten breiden zich uit. Marktplaatsen stellen nieuwe eisen. Regelgeving vraagt om meer verpakkingsgegevens. Eén veld moet plotseling drie worden. Daarom blijven teams handmatig controleren. Ze zijn niet tegen automatisering. Ze weten gewoon dat de binnenkomende gegevens niet blindelings kunnen worden vertrouwd.
AI lost dat niet op magische wijze op. AI kan classificeren, verrijken, patronen detecteren en processen versnellen. Maar als de brongegevens rommelig, onvolledig of onduidelijk zijn, heeft AI nog steeds een basis nodig die het kan begrijpen. Anders krijg je snellere onzekerheid. Heel modern, maar niet erg nuttig.
Hier wordt digitale transformatie pas echt concreet
Bedrijven praten graag over schaalbare AI, betrouwbare gegevens, governance en automatisering. Prima. Maar hier is de praktische test: kun je het rommelige Excel-bestand van een leverancier omzetten in bruikbare, gevalideerde, gestructureerde gegevens zonder dat vijf mensen het elke keer opnieuw moeten opbouwen?
Zo niet, dan zal AI niet goed schaalbaar zijn. Dashboards zullen in twijfel worden getrokken. Marktplaatsen zullen velden afwijzen. PIM-systemen zullen onvolledige gegevens bevatten. AI-tools zullen aannames doen. Teams zullen handmatig blijven controleren omdat niemand de output volledig vertrouwt.
Dat is geen technologisch probleem. Dat is een probleem met de gegevensoverdracht.
Het saaie werk bepaalt het resultaat
Het saaie werk bestaat uit het in kaart brengen, valideren, attribuutlogica, veldvereisten, uitzonderingsafhandeling, feedback van leveranciers, categorieregels en verantwoordelijkheid. Niemand zet dat bovenaan een keynote-dia.
Maar dit is de laag die bepaalt of productgegevens van leveranciers naar systemen kunnen worden overgebracht, van systemen naar kanalen, en van kanalen naar klantervaringen. Het bepaalt ook of automatisering nuttig wordt in de dagelijkse bedrijfsvoering, en niet alleen indrukwekkend is in een demo.
De winnaars zullen niet alleen de bedrijven zijn met het meest indrukwekkende AI-verhaal. Het zullen de bedrijven zijn die inkomende gegevens beter begrijpen, deze eerder opschonen en stoppen met het behandelen van het opschonen van spreadsheets als onzichtbare bedrijfskosten.
Excel zal niet verdwijnen
Excel verdwijnt niet, en misschien is dat wel prima. Het doel is niet om te doen alsof elke leverancier, detailhandelaar, merk en marktplaats plotseling één perfect systeem zal gebruiken. Zo werkt de handel niet.
De betere vraag is: hoe maken we Excel minder lastig?
Hoe kunnen we accepteren dat Excel nog steeds de taal is die de handel spreekt, terwijl we ervoor zorgen dat de gegevens erin gestructureerd, gevalideerd en klaar zijn voor systemen, teams en AI?
Voordat bedrijven AI op grote schaal kunnen inzetten, moeten ze eerst de spreadsheet begrijpen die vanochtend is binnengekomen.
Deze blogpost is een bijdrage van ProductFlight, geschreven door Thorin Schiffer, oprichter, CEO en CTO. ProductFlight helpt organisaties met AI-gestuurde productdatatransformatie voor de moderne detailhandel. Ga voor meer informatie naar www.productflight.io of kom langs bij de stand van ProductFlight op Data Expo.
