Net zoals de voorjaarsschoonmaak die er daarna aan zit te komen, hebben we allemaal behoefte aan eenvoud en overzicht. Maar waarom willen bestuurders dan toch nog steeds dashboards met 10 KPI’s, alles in tabelvorm én in grafieken, en doorklikfuncties? Dat voelt voor mij, als Business Intelligence specialist, als een overprikkelde december. Daar gaan we het over hebben.
Voor wie kerst leuk vindt als volwassenen heeft waarschijnlijk leuke kerstdagen gehad als kind. Ik keek er in ieder geval altijd heel erg naar uit. Vooral alle mooie lampjes, de versierde winkelstraten. Alle winkels hebben de mooiste cadeauverpakkingen en het winkelpersoneel is op hun vriendelijkst. Ook kan je altijd je mooiste jurk aan met de feestdagen en doet iedereen zijn best om wat lekkers klaar te maken. En net zoals dat ik als kind zo erg uitkeek naar die feestdagen, merk ik dat bestuurders een soortgelijk soortgelijke vreugde hebben als het gaat om hun eerste dashboard. Zodra zij eenmaal zien wat er mogelijk is met hun cijfers en wat ze daarmee kunnen, ontstaat er een twinkeling in hun ogen. De mogelijkheden eindeloos. Dat is natuurlijk fantastisch dat de datagedreven werken-snaar is geraakt, maar je moet het gesprek nog steeds houden over de bruikbaarheid en functionaliteiten. Neem een bezem in gedachten, die we straks door middel van een voorjaarsschoonmaak door je dashboards heen doen.
Maar even terugkomend op de tierelantijntjes. Soms moet ik de kerstvreugde, verpakt in datagedreven werken, bij bestuurders even dimmen. Want ga je als dataspecialist mee in deze kerstvreugde van de bestuurders, dan gaan dat eerste dashboard eruit zien als een kerstboom die is versierd door een kind. Alles moet erin. Geen structuur, alles op gevoel, eerst doen en dan nadenken. En dat bedoel ik niet beledigend, maar dat komt echt door het enthousiasme met een stukje onwetendheid. Wat je dan namelijk ziet is dat elke mogelijke functionaliteit in een dashboard, bijvoorbeeld Power BI, gemaakt moet worden. Want “…dan kunnen ze goed vergelijken wat wel en niet werkt”. De mogelijkheden zijn eindeloos dus het liefst willen ze alles erin. “Maar oh ja de financial controller van bedrijfsvoering wilt graag alles in tabellen zien, want zo heeft zij het altijd al gedaan, dus er moeten ook tabellen in”. “En ik wil ook kunnen doorklikken naar alle onderliggende cijfers, want ja stel je voor dat ik dat een keer nodig heb.“
Het maken van rapportages en dashboards moet je gaan zien als een verbetertraject. Haal dus soortgelijke elementen eruit: wat is het doel, voor wie doen we dit, wanneer stuur je bij, wat zijn de nice-to-haves versus de need-to-haves. Bij dat laatste ligt de focus als je dashboard op een kerstboom lijkt. De voorjaarsschoonmaakbezem gaat er doorheen. Ik ga twee onderwerpen met je bespreken: ik begin met het opschonen van de type cijfers, daarna vertel ik je hoe je visueel kunt opschonen. Alsof we eerst de verscheidenheid aan ornamenten sorteren, om vervolgens de boom netjes te versieren.
Begin bij het uiterste punt: welke drie elementen heb je nodig om te sturen als vandaag je bedrijf geraakt wordt door én een brand én een hack én een stroomstoring? Welke informatie heb je nodig over je bedrijf om te weten waar iets fout kan gaan in je bedrijfsvoering, productie of personeel? Het is een erg extreem voorbeeld en in deze situatie denk je natuurlijk niet aan je cijfers. Maar het schetst een beeld over wat er écht toe doet, waar je niet zonder kan. Zonder deze dingen ben je stuurloos. Zonder deze informatie heb je geen idee hoe het ervoor staat, of waar je bedrijf naartoe gaat. Let op: dit is niet alleen financieel. Vervolgens ga je kijken naar welke informatie je kan verkrijgen om deze 3 cijfers te onderbouwen. Dit geeft je context bij de resultaat KPI’s. Je wilt als het ware de oorzaak van deze resultaten kunnen aantonen. Probeer dit in cijfers te doen; categorieën, outliers, trends. Een valkuil is om hier oneindig in te blijven hangen. Als je dat lastig vindt, haal dan elementen weg en vraag jezelf af: “heb ik dit nu én elke dag nodig, of alleen als analyse?”. Daarmee ga je herkennen of deze elementen structureel iets toevoegen of dat het ook in een losse analyse zou passen. Je zou nu een opgeschoonde set van cijfers en KPI’s moeten hebben. Begin vanuit wat je nodig hebt, daarna kijk je hoe je dit kunt onderbouwen.
Nu we een schone set aan cijfers en KPI’s hebben geïdentificeerd, kunnen we dit op een overzichtelijke manier gaan presenteren. De juiste cijfers in een onoverzichtelijk rapport, gaat je niet goed genoeg helpen. Hier komt de UX/UI bij kijken. Je wilt zelf eenvoudig kunnen zien wat belangrijk is. Ook wil je, elke keer als je het rapport bekijkt, de cijfers op dezelfde manier kunnen interpreteren. De cijferpresentatie is onafhankelijk van werkervaring, functiegroep of studieachtergrond en houdt rekening met visuele beperkingen. De mooiste kerstboom is in de kleuren van jouw bedrijf, toch? Pas hiermee op in je rapportages, dit vermindert de leesbaarheid en kom op; je werknemers weten waar ze werken toch? Wees kritisch op wat écht waarde toevoegt.
Samengevat: maak van je rapport geen kerstboom. Wees kritisch op wat waarde toevoegt, zowel qua cijfers als qua leesbaarheid. Door data-oplossingen elegant te maken, maak je ze effectiever. Want uiteindelijk draait het niet om data. Zoals ik in mijn vorige blog ook al schreef: het draait om mensen die betere keuzes maken dankzij data.