Data Governance als fundament om maximaal waarde te halen uit data

Nieuwe Europese wetgeving zoals de Data Act en AI Act stelt strengere eisen aan het gebruik van data en kunstmatige intelligentie, waardoor organisaties hun databeleid moeten herzien. Data governance helpt bedrijven niet alleen om aan deze regels te voldoen, maar biedt ook kansen zoals betere besluitvorming, duidelijke verantwoordelijkheden, meer draagvlak voor data gedreven werken, structuur in aanpak en samenwerking, met als resultaat betere datakwaliteit en effectievere inzet van technologie. 

Maar hoe zorg je er nou voor dat je de data die je binnen je organisatie ter beschikking hebt, ook zo effectief mogelijk inzet? En dat de data die je ter beschikking stelt van hoge kwaliteit is - garbage in is immers garbage out - en tevens voldoet aan gestelde veiligheids- en privacy eisen? De juiste aandacht en focus op data governance biedt hulp. 

In dit artikel zullen we verder ingaan op de handvaten om data governance te verankeren in de organisatie met als doel om van data daadwerkelijke die strategische grondstof te maken. 

Wat is data governance?
Data governance draait om het ontwikkelen en herijken van een datastrategie, het ontwerpen & inrichten van een datamanagementstructuur met duidelijke datamanagementfuncties en rollen en het ontwikkelen en herijken van het beleid en beleidskader. Data governance is daarmee het fundament waarmee een organisatie data-initiatieven in de hele organisatie structureert en coördineert. Het doel van data governance is ervoor te zorgen data consistent en betrouwbaar is, maximale meerwaarde levert aan de organisatie én tegelijkertijd veilig en compliant is met wet- en regelgeving. 

Het gaat daarnaast ook over het ontwikkelen en beheren van een portfolio van datamanagement initiatieven en het begeleiden, coachen, trainen en ondersteunen van iedereen die een datamanagement taak of verantwoordelijkheid heeft. 

Wat zien we bij organisaties waar we komen? 
We zien een aantal redenen die het vereisen om na te denken over data governance:

1. Organisaties beginnen niet van de een op de andere dag met het gebruik van data. Sommige teams of organisatieonderdelen lopen voorop in het creëren van meerwaarde uit data vaak in een exploratieve vorm. Dit juichen we ook toe als katalysator voor de rest van de organisatie. Om van deze exploratieve vorm naar een beheersbare situatie te komen dien je als organisatie wel een visie en datastrategie neer te zetten om boven deze exploratieve initiatieven uit te stijgen. 
2. Organisaties zien dat het gebruik van data binnen organisatie silo's gebeurt en dat data en ook het begrip van de data versnipperd is. Een meer geïntegreerde aanpak is dan wenselijk, bijvoorbeeld door bepaalde databronnen en datamodellen voor de gehele organisatie centraal beschikbaar te stellen in plaats van gelijksoortige data en datamodellen op verschillende plekken, meerdere malen op te slaan in verschillende applicaties.  
3. Het is nodig om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld voor periodieke rapportages aan een toezichthouder of het kunnen aantonen dat je als organisatie compliant bent. Het vraagt om een gedegen administratie van processen, data(kwaliteit) en helder eigenaarschap. Hierbij kun je denken aan vastleggen hoe de data tot stand (tracking & consent) komt en wie bepaalt welke collega welke data mag gebruiken. Naast wetgevers helpt een goede data governance in het opbouwen van vertrouwen bij klanten, opdrachtgevers en toekomstige werknemers. 
4. Vermijden van business continuïteit risico's. Als de hoeveelheid en complexiteit van de beschikbare data toeneemt liggen naast achteruitgang van inhoudelijk begrip van data ook het business continuïteit risico's op de loer. Je kunt niet meer leunen op de kennis in de hoofden van (een paar) collega's binnen het domein als data een wezenlijke grondstof wordt voor de waarde die je als organisatie levert. 
5. Aandacht, tijd en geld zijn niet onuitputtelijk. Er ontstaat een behoefte om grip te krijgen op de verschillende data-initiatieven en de effort en impact op de bedrijfsdoelstellingen om schaarse resources op de juiste manier in te zetten. De bedrijfsstrategie is daarmee de basis voor de datastrategie die op zijn beurt weer de koers aangeeft voor een gestructureerd datamanagement.
6. De mogelijkheden en tegelijkertijd de uitdagingen die ontwikkelingen als Kunstmatige Intelligentie met zich meebrengen zijn voor veel organisaties een trigger om hun data governance op orde te brengen of nog eens tegen het licht te houden. Het gaat niet meer alleen over het beleid voor interne data, maar ook de toepassing van externe data én het gemak waarmee interne data in externe data technologieën belandt. Daarnaast is beschikken over de juiste data en goed datamanagement vaak ook stuwende kracht achter de innovatiekracht van een bedrijf.  

Kortom, genoeg redenen om het goed inrichten van data governance binnen de organisatie de juiste prioriteit te geven. Maar hoe start je en waar moet je op letten?

Hoe richt je data governance effectief in?
Uiteraard is ieder bedrijf uniek, zijn de omstandigheden en het speelveld verschillend als ook de mate van volwassenheid van het gebruik van data. Toch zien wij veel gemene delers bij de projecten die wij hebben begeleid.  

1. Onderdeel van het bestaande: Het belangrijkste dat wij geleerd hebben in de trajecten over data governance is om gebruik te maken van de bestaande organisatie inrichting en het optuigen van een governance structuur niet als een los project te beschouwen. Beleg componenten bijvoorbeeld bij IT, Productontwikkeling, Compliance en Data & Analytics. Let er wel op dat deze collega’s hun nieuwe taak wel expliciet accepteren, omdat het werk beleggen bij een functie die er geen zin, tijd, verstand en prioriteit voor heeft, weinig tot een negatief effect heeft. 
2. Vorm en Visie: Definieer een data visie die aansluit bij de strategische visie van de organisatie(onderdelen). Dit helpt in een latere fase bij het maken van keuzes en prioriteiten en het vormen van een roadmap die de datastrategie ondersteunt.
3. Koppel aan strategische doelen: Laat zien hoe goed datamanagement bijdraagt aan bedrijfsdoelen zoals klanttevredenheid, (product)innovatie, compliance, kostbesparing of medewerker tevredenheid. 
4. Maak het meetbaar en zichtbaar: Gebruik KPI's zoals datakwaliteit, datacompleetheid, aantal datalekken en compliance scores om voortgang te meten. 
5. Manage de verwachting: Laten we beginnen met het feit dat data governance geen trucje is of een project wat je er even bij doet, maar een verandering in mindset, een proces van continue verbeteren en uitbreiden. Zowel voor het managen van verwachtingen, als ook het meekrijgen van de organisatie, is het van belang dat dit besef er is wanneer je aan de slag wilt gaan. Urgentie en sponsors voor dit continue proces is daarmee van groot belang voor succes. 
6. Start klein, schaal slim: Begin met een pilot in een specifiek domein en toon daar de meerwaarde aan. Gebruik de inzichten en successen om stapsgewijs op te schalen naar andere delen van de organisatie. 
7. Bedenk wat centraal, wat decentraal: Zorg voor centrale regie en decentrale uitvoering. Wijs dataeigenaren en ambassadeurs aan, en start daarbij vooral met de “coalition of the willing”. Geef afdelingen zelf de verantwoordelijkheid, en faciliteer met kaders standaarden en de juiste tooling.  
8. Deel de successen: Werk hier samen met bijvoorbeeld marketing en interne communicatie om de juiste storytelling toe te passen die iedereen begrijpt en waarbij de toegevoegde waarde heel concreet is. Dit triggert ook de vraag en creativiteit en draagt bij aan het draagvlak bij andere organisatieonderdelen.  
9. Borg bewustwording en training: Neem het op in e-learning modules afhankelijk van de taken, verantwoordelijkheden en competenties. Organiseer workshops en/of lunchsessies om praktijkvoorbeelden te delen en bijvoorbeeld het gebruik van tooling te borgen.  

Bovenstaande aandachtspunten zorgen er ook voor dat data governance een middel wordt om de strategische doelen van de organisatie te bereiken door een concrete en schaalbare manier van data gedreven en databedreven werken te omarmen en in de organisatie te borgen. Goed inrichten van de data governance borgt de structurele grip. 

Structurele grip op data begint bij governance
Kortom, data governance is geen doel op zich, maar een cruciaal fundament om als organisatie daadwerkelijk waarde te halen uit data. In een tijd waarin data gedreven werken en de inzet van AI steeds belangrijker worden, is het essentieel dat data betrouwbaar, vindbaar, veilig en compliant is.  

Door data governance niet als een losstaand project te benaderen, maar juist slim aan te haken op bestaande structuren en processen, vergroot je de kans op duurzame verankering in de organisatie. Het vraagt om duidelijke eigenaarschap, betrokkenheid van medewerkers en een heldere datastrategie die verbonden is met de organisatiedoelstellingen. Alleen dan wordt data niet langer gezien als bijproduct van ICT, maar als strategische grondstof voor blijvende waarde creatie.

Samen met mijn Mobilee collega's denken wij graag met je mee hoe je ook bij jouw organisatie met data governance het fundament kan leggen voor maximale waarde uit je data. 

Door H. van der Boog & R. Horree