Het antwoord ligt vaak niet in de techniek, maar in gedrag. De stelling van dit artikel is dan ook: een goede data-oplossing beïnvloedt menselijk gedrag. En precies daarom is het cruciaal om daar bij de ontwikkeling van je oplossing rekening mee te houden. Want pas als je gedrag verandert, verandert ook het gebruik van de data-oplossing.
Het komt vaker voor dan je denkt: je maakt iets moois, de lancering is een feestje, maar vervolgens daalt het gebruik. Je product belandt op de digitale plank. Niet omdat het technisch slecht was, maar omdat het niet voldoende verankerd is in het dagelijks werk van mensen. De wittebroodsweken zijn voorbij en de terugkeer naar het oude gedrag sluipt erin.Een goede data-oplossing moet dus méér doen dan alleen inzicht geven. Ze moet gewenst gedrag faciliteren, aanmoedigen of zelfs uitlokken. Dat vraagt om een andere manier van denken: van data als eindproduct, naar data als gedragsveranderaar. Pak je notitieblok er maar bij.
Werk van achter naar voor
De eerste stap? Werk van achter naar voor. Stel jezelf niet de vraag “Wat kunnen we meten?” maar “Wat wil ik dat mensen anders gaan doen?”. Wil je dat een team beter plant, sneller reageert op risico’s of prioriteiten scherper stelt? Als je dat scherp hebt, kun je terug redeneren naar de informatie die daarvoor nodig is. Wanneer gebruikt mijn gebruiker dit rapport? Niet “bij elke maandstart”, maar ga een stap verder. Deze persoon moet laten zien dat hij/zij grip op de zaak heeft, dat de kwaliteit op orde is en dat de uitgezette koers past bij veranderingen van de komende maanden. Laat niet de resultaten zien, maar het proces.
Deze benadering helpt voorkomen dat je een technisch goed dashboard bouwt dat niets oplost. Het zorgt ervoor dat je geen ‘nice-to-know’-info presenteert, maar echt bijdraagt aan gedragsverandering. Je legt de lat hoger: niet alleen opleveren, maar ook activeren. Geef inzicht in de knoppen waar aan gedraaid kan worden.
Creëer persona’s: data voor mensen, niet voor systemen
Een veelgemaakte fout is dat we onze producten ontwerpen vanuit rollen of afdelingen: ‘management’, ‘teamleider’, ‘inkoop’. Maar mensen zijn meer dan hun functie. Ze hebben doelen, frustraties, manieren van werken, ervaring, digitale vaardigheden – en die verschillen enorm.
Persona’s helpen je om je data-oplossing echt bruikbaar te maken. Niet voor ‘de gebruiker’ in abstracte zin, maar voor een concreet mens met specifieke behoeftes. En dat is precies waar gedragsverandering begint. Is de data-oplossing voor een grotere groep gebruikers? Dan moet je er nog steeds voor zorgen dat die pijnpunten worden opgelost.
Loop een stagedag: ervaar de praktijk
Wil je écht begrijpen hoe je product gebruikt gaat worden? Loop een stagedag mee in het team waarvoor je bouwt. Ga zitten bij de afdeling, kijk mee met het overleg, luister naar telefoongesprekken, en let op waar mensen gefrustreerd raken of juist blij van worden. Wees een vlieg op de muur.
Dit levert vaak onverwachte inzichten op. Misschien blijkt dat de ochtendmeeting waarin jouw dashboard besproken zou worden altijd gehaast is. Men is te laat dus wordt de agenda verkort. Het gevolg: jouw dashboard wordt niet besproken. Of dat mensen al een zelfgemaakt Excelsheet gebruiken dat beter aansluit bij hun ritme. Je ontdekt de informele processen en ongeschreven regels – precies die dingen die je nodig hebt om een oplossing te bouwen die wél werkt.
Zorg voor vertegenwoordigers per functiegroep
Gedragsverandering werkt zelden top-down. Als een leidinggevende zegt: “Gebruik dit dashboard”, dan betekent dat niet automatisch dat het ook gebeurt. Mensen volgen hun collega’s, niet hun managers. Daarom is het essentieel om voor elke functie- of taakgroep een vertegenwoordiger te betrekken bij de ontwikkeling én implementatie.
Zo iemand fungeert als ambassadeur, als brug tussen de praktijk en de techniek. Zij kunnen feedback geven over wat wél en niet werkt, en hun collega’s overtuigen vanuit de inhoud. Dit verhoogt de acceptatie én het blijvend gebruik van je product.
Veranderende behoeften? Dat is oké
En dan nog iets belangrijks: het is niet erg als je data-oplossing na verloop van tijd niet meer gebruikt wordt. Dat voelt misschien als falen, maar dat is het niet. Soms is het probleem opgelost, of de behoefte veranderd. Denk aan:
- Een beleidswijziging waardoor de oude KPI’s niet meer relevant zijn.
- Een marktomgeving die vraagt om andere inzichten.
- Een team dat volwassen is geworden en minder sturing nodig heeft.
We willen een duurzame oplossing, adoptie op lange termijn, de investering terugverdienen. En natuurlijk: het is zonde als iets meteen na oplevering in de vergetelheid raakt. Maar dat betekent niet dat elk dataproduct jarenlang actief gebruikt moet blijven worden om waardevol te zijn. Data-oplossingen zijn er niet om eeuwig mee te gaan – ze zijn er om een bepaald vraagstuk op te lossen, inzicht te geven of gedrag te beïnvloeden. En zodra dat doel bereikt is, mag het gebruik ervan afnemen. In zulke gevallen is het juist een teken dat je product zijn werk heeft gedaan. Zie het als een brug: als mensen eenmaal aan de overkant zijn, is het logisch dat ze verder gaan lopen. Sterker nog: een goed data-product helpt gebruikers zelfstandig te worden, zodat ze minder afhankelijk zijn van jou. De markt verandert, de bedrijfskoers is gewijzigd en de wet- en regelgeving bemoeit zich er ook mee.
Kortom: een goede data-oplossing beïnvloedt menselijk gedrag. En dat gebeurt niet vanzelf. Het vraagt om:
- Werken van achter naar voor: welk gedrag wil je zien?
- Persona’s maken: voor wie ontwerp je echt?
- Een stagedag lopen: ervaar hoe mensen écht werken.
- Vertegenwoordigers per groep: zorg voor ambassadeurs.
- En accepteren dat afscheid soms goed is: gebruik is geen doel op zich, maar een middel.
