Digitale transformatie en datagedreven werken staan hoog op de agenda bij veel organisaties. Toch gaat er veel fout, bleek onder meer uit een onderzoek van de Boston Consulting Group (BCG) uit 2023. Bij maar liefst 70% van alle digitale transformaties behalen de organisaties de gestelde doelen niet of slechts gedeeltelijk. Daar zijn inmiddels lessen uit getrokken die overal op internet te vinden zijn. Met de aanbevelingen op zak, lijkt een snelle inhaalslag misschien aanlokkelijk. Langer dralen om het project in gang te zetten, is inderdaad geen goed idee, maar de uitvoering moet met de nodige voorzichtigheid gebeuren.
Hier zijn acht valkuilen om te vermijden:
1. Fear Of Missing Out
De digitale transformatie tot nog toe, ging vooral om het benutten van mogelijkheden die al zeker tien jaar bestaan. De echte transformatie moet nog komen als met kunstmatige intelligentie bedrijfsprocessen een grote mate van autonomie krijgen. Deze tweede golf van veranderingen gaat een veel grotere impact op de organisatie hebben. Maar het is natuurlijk wel nuttig om al bezig te zijn met de eerste golf van digitale transformatie.
2. Bedrijfsprocessen zijn onvoldoende in kaart gebracht
Elke digitale transformatie moet beginnen met het nauwkeurig analyseren en beschrijven van de bedrijfsprocessen zoals die op dat moment functioneren en de ondersteunende IT. Bij veel organisaties ontbreekt dat inzicht. Het geheel werkt, maar hoe en waar de inefficiënties zitten, is niet expliciet gemaakt. Dat wreekt zich in de loop van het transformatieproces.
3. Gebrek aan een duidelijke strategie
Door te hard van stapel te lopen ‘omdat we iets met digitale transformatie moeten’, krijgt de transformatie al snel het karakter van een uitsluitend technologisch project. De doelen en richtlijnen ontbreken waardoor de organisatie als geheel geen effectieve reactie kan geven op een veranderende maatschappij. Formuleer dus eerst op conceptueel niveau de doelen en vertaal die vervolgens naar bedrijfsmodellen en de nieuwe bedrijfsprocessen die daaruit voortvloeien. Analyseer daarna welke gevolgen dit heeft voor de ondersteunende IT.
4. Onvoldoende zicht op de impact van veranderingen.
Het digitaliseren van een bedrijfsproces heeft vaak gevolgen voor andere onderdelen van de organisatie. Vooral als niet eerst alle bedrijfsprocessen goed in kaart zijn gebracht, blijft onduidelijk welke van de vaak complexe interacties van bedrijfsprocessen worden geraakt door de verandering. Ga met scenarioplanning en simulaties na hoe veranderingen doorwerken en wat de gevolgen daarvan zijn.
5. Digitale transformatie is geen IT-aangelegenheid
Neem de ‘mensen van de inhoud op de werkvloer’ van het begin af aan mee in het proces. Neem ruim de tijd om met ze in gesprek te gaan over hun huidige werkwijze en vraag om hun commentaar op de voorgestelde veranderingen. Neem de feedback serieus en verwerk die in de voorgenomen plannen. Verandering is altijd moeilijk, maar door mensen invloed te geven op die veranderingen, zien ze sneller het nut en de noodzaak ervan.
6. Stress door automatisering
Voor veel mensen vormt het automatiseren van processen een bedreiging. Ze zien het werk waar ze mee vertrouwd zijn, verdwijnen en kunnen zich moeilijk een beeld vormen van hun bijdrage in de nieuwe situatie. Ze krijgen nieuwe verantwoordelijkheden en zijn er niet zeker van of ze daarvoor over de juiste capaciteiten beschikken. Laat ze langzaam wennen aan hun nieuwe rol en zorg voor de juiste training en coaching.
7. Streven naar perfectie
Een digitale transformatie is een complex proces dat onherroepelijk gepaard gaat met vallen en opstaan. Dat kost tijd. Geef medewerkers de kans fouten te maken. Splits het veranderproces op in kleine onderdelen en zoek zo snel mogelijk naar waar het fout gaat (fail fast), zodat aanpassen mogelijk is.
8. Afronding van de transformatie
Een digitale transformatie is nooit klaar. Het is een veranderproces dat een vaste plek moet krijgen in de organisatie. Geef voortdurend aandacht aan veranderingen in de maatschappij en analyseer met verschillende scenario’s wat de gevolgen zouden kunnen zijn voor de bedrijfsprocessen. Alleen dan is een organisatie ook in staat flexibel in te spelen op verandering in de behoeften van klanten en toeleveranciers.